DISUSUN OLEH
NAMA : NIM
AHMAD RUSADI 131108113462011
PROGRAM STUDI D
III REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES KAPUAS RAYA
SINTANG
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis
panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya,
sehingga kami bisa menyusun hasil laporan ini dengan judul “Tinjauan Tata
Kelola Sistem Filing Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD ADE MOHAMMAD DJOEN SINTANG”.
Adapun tujuan dari dari laporan ini adalah adalah untuk pelaporan hasil dari
kegiatan dan analisis kami selama praktek dirumah sakit ADE MOHAMMAD DJOEN
SINTANG.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Rumah Sakit adalah suatu bagian dari organisasi medis dan sosial yang
mempunyai fungsi untuk memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada
masyarakat, baik kuratif maupun preventif pelayanan keluarnya menjangkau
keluarga dan lingkungan rumah. Rumah sakit juga merupakan pusat untuk latihan
tenaga kesehatan dan penelitian biologi, psikologi, sosial ekonomi dan budaya.
Menurut Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan upaya
kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu dengan upaya
peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Fungsi rumah sakit
itu sendiri adalah tempat menyelenggarakan pelayanan medik, pelayanan
penunjang, pelayanan keperawatan, pelayanan rehabilitasi, dan pelayanan pencegahan
penyakit. Dengan demikian rumah sakit merupakan institusi yang multi produk,
padat modal, padat karya, dan padat teknologi, sehingga memerlukan manajemen
yang baik dalam pengelolaannya. ( Inge Dhamanti. 2003 )
Didalam
RSUD Ade Mohammad Djoem sendiri pelayanannya mencakup IGD, Rawat inap, Rawat
jalan Laboratorium, UTD, dan Radiologi
Filing
system adalah suatu rangkaian kerjasama secara teratur yang dapat disajikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip
Pengertian dari rekam medis itu sendiri
menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah diberikan
kepada pasien. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan
yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan
pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di
rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi
penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien atau untuk
keperluan lainnya ( Depkes RI 1997 )
Rekam Medis adalah keterangan baik yang
tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis penentuan fisik
laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat ( Ery Rustiyanto. 2009 ).
Apabila data yang di simpan dengan baik
dan benar maka dapat meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit tersebut
dalam segi pelayanan non medis. Sistem penyimpanan itu sendiri adalah suatu
sistem disimpannya rekam medis di suatu ruangan demi terjaganya keamanan dan
kerahasiaannya sehingga dapat digunakan suatu saat nanti.
Di RSUD Ade mohammad djoen itu sendiri
menggunakan sistem desentralisasi, yaitu dengan cara pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat, berkas rekam medis rawat
jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah. Sehingga
penyimpanan berkas rekam medis tidak berpusat di satu tempat saja. Secara teori
cara sentralisasi lebih baik diterapkan dari pada desentralisasi, tetapi pada
pelaksanannya tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit.
Pada waktu penyimpanan, petugas rekam
medis harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke
daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka yang bersangkutan. Pada
kelompok angka pertama rekam medis di sesuaikan urutan letaknya menurut angka
kedua , kemudian rekam medis di simpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok
angka ketiga. Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada
kelompok angka ketigalah yang saling berlawanan ( Depkes, 1997 )
Di RSUD Ade mohammad djoen sistem
penjajarannya menggunakan sistem penjajaran terminal digit. Namun belum
sepenuhnya terelisasikan dengan baik dimana nomor rekam medis disusun pada gobi
yang didalam gobi tersebut masih terlihat acak dan tidak sesuai nomor yang
telah ditetapkan.
B. Tujuan PKL
1. Tujuan
Umum
Mengetahui cara penerapan sistem penjajaran dengan
sistem angka akhir (terminal digit) di rekam medisrawat jalan di RSUD
Ade mohammad djoen tahun 2015
2. Tujuan
Khusus
a.
Mengidentifikasikan tentang sistem
desentralisasi rekam medis
b.
Mengidentifikasikan tentang sistem angka
akhir (terminal digit) di rekam medis rawat inap
C.
Manfaat PKL
1. Bagi Dinas Kesehatan
Sebagai kebijakan dalam
memutuskan laporan yang diberikan dari suatu instansi atau rumah sakit, dan
juga untuk mengetahui pelayanan yang diberikan pihak rumah sakit kepada
masyarakat
2. Bagi RSUD
Berkaitan dengan pengelolaan
rekam medis atau berkas rekam medis supaya dapat melakukan penyimpanan yang
benar-benar dapat mempermudah pekerjaan tenaga rekam medis dalam menyimpan dan
mengambil berkas kembali
3. Bagi Prodi Rekam Medis
Sebagai referensi bagi
mahasiswa yang memerlukan bahan pembelajaran untuk studi yang dijalani
4.
Bagi
Mahasiswa
Menambah wawasan, pengalaman tentang penerapan
sistem penjajaran rekam medis sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang
diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam bidang
penyimpanan data.
D. Tempat
PKL
RSUD Ade Mohammad Djoen Sintang.
E.
Waktu PKL
28 Juli 2015 sampai dengan 25 Agustus 2015
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sejarah RSUD Ade Mohammad Djoen Sintang
Pada tahun 1917 wakil penembahan sintang
ade mohammad djoen mengadakan mufakat dengan para pembesar kerajaan serta
pemuka masarakat tentang beberapa hal yangsudah waktunya didirikandi kerajaan
sintang. Musawarah itu merencanakan pembangunan sarana pendidikan dan
kesehatan, karena kedua masalah tersebut sudah harus ada dan sangat mendesak,
mengingat dibeberapa daerah diluar kerajaan sintang sudah ada sekolah-sekolah
yang dimaksud. Keputusan dari mufakat tersebut antara lain :
1. Mendirikan
dua buah rumah sekolah masing-masing :
a. Sekoplah
H.I.S (holland inlandsechool) dan
b. Sekolah
rakyat V tahun dengan tujuan mendidik anak-anak dari rakyat disintang supaya
mendapat pengetahuan sejajar dengan anak-anak
diluar daerah.
2. Mendirikan
rumah sakit landschap, untuk menjaga dan memelihara kesehatan rakyat dengan
mengangkat beberapa orang tenaga juru-rawat tidak berijasah sebagai langkah
pertama dalam membina kesehatan rakyat terutama rakyat dikota sintang.
Untuk kedua maksud tersebut wakil
penembahan ade mohammad djoen membuat permohonan kepada gubernemen di betawi,
penembahan tersebut selain ditanda tangani wakil penembahan sendiri juga ikut
serta menanda tangani 4 orang pejabat kerajaan yaitu :
1. Dr.M.
hamzah dokter landschap sintang.
2. Ade
muhammad arif, kepala distrik sintang
3. Pangeran
laksamana H.A.M.Ali, orang besar kerajaan sintang
4. Kwee
A hay, kapiten kepala urusanCina disintang.
Permohonan tersebut dikirim dengan
perantaraan asisten resident sintang. Dalam waktu yang tidak begitu lama
permohonan tersebut mendapat jawaban dari gubernur jendral dibetawi yang isinya adalah persetujuan dari maksud
tersebut. Maka dalam tahun 1918 kedua
rumah sekolah tersebut dapat didirikan dengan biaya dari kas kerajaan
sintangsampai selesai.
Sedangkan bangunan rumah sakit karna
dana tidak mengijinkan maka ditunda untuk beberapa tahun dan baru dalam tahun 1930 rumah sakit baru
dapat dibangun dengan biaya kas kerajaan
selama dua tahun anggaran yaitu 1930 dan 1931. Pembangunan rumah sakit tersebut
sampai selesai memerlukan biaya sebesar F.40.000,-gulden.
Setelah selesai dibangun maka pada bulan
maret 1932 rumah sakit tersebut diresmikan pemakaiannya , dengan kepala rumah
sakit kapten doktor J. Smeet dengan dibantu oleh 3 orang juru rawat
masing-masing abdurrasah, hakim dan sanusi serta dua orang suster bangsa
belanda.
Sejak saat itulah rakyat sintang
merasakan dan terpelihara dan dan terjamin kesehatan dengan mendapat fasilitas
pencegahan seperti suntikan cacar, kolera, desentri dan prambusia.
Kemudian
pada tahun 2000 RSUD Sintang diusulkan memiliki nama resmi menjadi RSUD Ade
Mohammad Djoen Sintang oleh para tokoh masyarakat yang diwakili oleh Syamsudin
Hasan.yang menggunakan nama Kepala Distrik Sintang masa itu yaitu Ade Mohammad
Djoen dan pada tahun 2011 RSUD Ade Mohammad Djoen Sintang resmi menjadi Badan
Layanan Umum Daerah.
|
Motto
|
:
|
Kepercayaan Anda,
Kebahagian Kami
|
|
|
||
|
Visi
|
:
|
Menjadi Rumah Sakit Yang
mengesankan & terpecaya di Kalimantan Barat
|
|
|
|
|
|
Misi
|
:
|
|
B.
Tinjauan Teori
1.
Pengertian Rekam Medis
Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan
dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan
sebagai keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnese,
penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang
diberikan kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Kalau diartikan secara dangkal rekam
medis seakan – akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien,
namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas
daripada hanya catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah tercermin
segala informasi menyangkut seseorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis
lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang kerumah sakit
(Depkes RI, 2007).
Sesuai dengan penjelasan pasal 46 ayat (
1 ) UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran disebutkan bahwa, yang
dimaksud”Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien ( Hatta, 2009 ).
Dalam arti yang sederhana rekam medis
hanya merupakan catatan dan dokumen yang berisi tentang kondisi keadaan pasien,
tetapi jika dikaji lebih mendalam rekam medis mempunyai makna yang lebih
kompleks tidak hanya catatan biasa, karena di dalam catatan tersebut sudah
tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar
didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan
medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke rumah sakit.
Rekam medis adalah fakta yang berkaitan
dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini
yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien
tersebut (Edna K Huffman, 1994).
2. Tujuan
rekam medis
tujuan utama rekam medis di rumah sakit
adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya mengupayakan
peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa adanya dukungan suatu
sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tertib administrasi di
rumah sakit tidak akan berhasil sesuai yang diharapkan. Tertib administrasi
merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di
rumah sakit (Depkes RI, 1997 ).
Proses kegiatan penyelenggaraan rekam
medis dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, dilanjutkan dengan
kegiatan pencatatan data medis pasien oleh dokter atau dokter gigi atau tenaga
kerja kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada
seorang pasien.
Selama pasien itu mendapatkan pelayanan
medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan pengelolaan berkas rekam medis
yang meliputi penyelenggaraan, penyimpanan, serta pengeluaran berkas dari
tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman karena pasien
datang berobat, dirawat, atau untuk keperluan lainnya.
Kegiatan penyelenggaraan rekam medis
yang sudah menggunakan sistem komputerisasi dapat menghasilkan data – data yang
bersumber pada seluruh kegiatan pelayanan kesehatan didalam suatu institusi
pelayanan kesehatan. Pengolahan data dan informasi mengenai kondisi kesehatan
pasien tidak hanya dapat tersimpan di dalam catatan rekam medis secara fisik
saja akan tetapi data dan informasi medis seorang pasien harus juga dapat
tersimpan secara otomatis dengan menggunakan sistem komputerisasi yang handal
sehingga informasi medis mengenai kondisi kesehatan pasien merupakan data dan
informasi yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya, keakuratannya.
Penggunaan sistem komputerisasi didalam
penyelenggraan rekam medis sangat membantu didalam proses pengolahan data medis
pasien serta pengeluaran informasi mengenai besarnya efektifitas dan efisiensi
pelayanan kesehatan serta luasnya cakupan layanan kesehatan oleh suatu instansi
pelayanan kesehatan didalam pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien.
Sehingga data dan informasi yang dihasilkan cepat, tepat, akurat.
3. Kegunaan
rekam medis
Kegunaan
rekam medis secara umum adalah:
a.
Sebagai alat komunikasi antara tenaga
kesehatan serta tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan
pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.
b.
Sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c.
Sebagai bukti tertulis atas segala
tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien
berkunjung/dirawat di rumah sakit.
d.
Sebagai bahan yang berguna untuk
analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan
kepada pasien.
e.
Melindungi kepentingan hukum bagi
pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f.
Menyediakan data-data khusus yang sangat
berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.
g.
Sebagai dasar didalam perhitungan biaya
pembayaran pelayanan medik pasien.
h.
Menjadi sumber ingatan yang harus
didokumentasikan serta sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan
Kegunaan rekam medis menurut Dirjen Pelayanan Medik
Depkes RI No. 78 tahun 1991, dapat digunakan sebagai:
a. Sumber
informasi dari pasien yang berobat kerumah sakit untuk keperluan pengobatan dan
pemeliharaan kesehatan pasien.
b. Alat
komunikasi antara dokter satu dengan dokter yang lain, antara dokter dengan paramedik dalam usaha memberikan
pelayanan pengobatan dan perawatan.
c. Bukti
tertulis tentang pelayanan yang telah diberikan rumah sakit dan keperluan lain.
d. Alat
untuk analisis, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang
diberikan rumah sakit
e. Alat
bukti hukum yang dapat melindungi kepentingan hukum bagi pasien, dokumen tenaga
kesehatan lainnya di rumah sakit.
f. Menyediakan
data – data khusus untuk penelitian dan pendidikan.
g. Perencanaan
dan pemanfaatan sumber daya.
4. Fungsi
Rekam Medis
Fungsi rekam medis adalah untuk
menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai,
beragam metode di kembangkan secara efektif seperti dengan melaksanakan ataupun
mengembangkan sejumlah sistem, kebijakan, dan proses pengumpulan, termasuuk
dengan penyimpanan secara mudah diakses disertai dengan keamanan yang baik (
Hatta, 2009 )
5. Sistem
Penyimpanan Rekam Medis
Sebelum menetukan sistem yang akan
dipakai, perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang
diselenggarakan didalam pengelolaan instalasi rekam medis.
Ada dua cara penyimpanan berkas didalam
penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan
rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang pasien dirawat. Penggunaan
sistem sentralisasi memiliki kebaikan dan juga ada kekurangannya.
Kebaikannya :
a. Mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.
b. Mengurangi
jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
c. Tata
kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan
d. Memungkinkan
peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
e. Mudah
untuk menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya
:
a. Petugas
menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap
b. Tempat
penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam
2. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi
pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat.
Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat penyimpanan yang
terpisah.
Kebaikannya
:
a. Efisiensi
waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b. Beban
kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
a.
Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam
medis
b.
Biaya yang diperlukan untuk peralatan
dan ruangan lebih banyak.
Secara
teori cara sentralisasi
lebih baik daripada
desentralisasi,
tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing
rumah sakit. Hal – hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut
antara lain:
1) Karena
terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam
medis.
2) Kemampuan
dana rumah sakit terutama rumah sakit yang dikelola oleh pemerintah daerah.
3) Penggunaan
sistem sentralisasi merupakan sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat
pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien.
Sistem
Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor
1. Sistem
Angka Akhir ( Terminal digit filing system )
Dalam sistem angka akhir, file tersebut
terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99.
Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama
dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan
angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit
(Miller, K. 2000).
|
50
|
50
|
50
|
|
Angka Ketiga
|
Angka
Kedua
|
Angka Pertama
|
Pada waktu menyimpan,
petugas harus melihat angka
angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka – angka pertama yang
bersangkuatan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis – rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis disimpan
didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap
kelompok penyimpanan nomor – nomor pada kelompok angka ketiga ( tertiary
digits ) yang selalu berlainan.
Sistem penomoran dengan menggunakan
angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah,
efektif, dan efisien.
Lihat contoh berikut
ini :
|
46-52-02
|
98-05-26
|
98-99-30
|
|
47-52-02
|
99-05-26
|
99-99-30
|
|
48-52-02
|
00-06-26
|
00-00-31
|
|
49-52-02
|
01-06-26
|
01-00-31
|
|
50-52-01
|
02-06-26
|
02-00-31
|
Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem
penyimpanan angka akhir seperti:
a. Pertambahan
jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok ( bagian atau
wilayah ) didalam rak penyimpanan. Petugas – petugas penyimpanan tidak akan
terpaksa berdesak – desakkan di satu tempat ( bagian atau wilayah ), dimana
rekam medis harus disimpan di rak.
b. Petugas
– petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu,
misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi : bagian 00-24, bagian 25-49,
bagian 50-74, dan bagian 75-99.
c. Pekerjaan
terbagi rata mengingat setiap petugas rata – rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian.
d. Rekam
medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section,
pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.
e. Jumlah
rekam medis untuk tiap – tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya
rak – rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya
jumlah rekam medis,
membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan ( jumlah rak ).
g. Kekeliruan
penyimpanan ( misfile ) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak,
sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
2. Sistem
Angka Tengah ( midle digit filing system )
Sistem angka tengah menggunakan enam
digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit.
Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier. Pasangan sistem
angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder, dan tersier pasangan
|
kanan
( Miller, K. 2000 ).
|
|
|||||||||
|
Misalkan
:
|
|
|
||||||||
|
04
|
89
|
23
|
||||||||
|
Sekunder
|
Primer
|
Tersier
|
||||||||
|
Lihat
contoh dibawah ini :
|
|
|||||||||
|
58-78-96
|
|
99-78-96
|
||||||||
|
58-78-97
|
|
99-78-97
|
||||||||
|
58-78-98
|
|
99-78-98
|
||||||||
|
58-78-99
|
|
99-78-99
|
||||||||
|
59-78-00
|
|
00-79-00
|
||||||||
|
59-78-01
|
|
00-79-01
|
||||||||
Pada contoh ini melihat bahwa kelompok
100 buah rekam medis ( 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 ) berada dalam urutan
langsung.
Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem
ini :
a. Memudahkan
pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
b. Penggantian
dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah dari pada
penggantian sistem angka langsung kesistem angka akhir.
c. Kelompok
100 buah rekammedis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah
sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
d. Dalam
sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika
dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem
angka akhir.
e. Petugas-petugas
penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada pada sesi penyimpanan tertentu,
dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat di cegah.
Beberapa
kekurangan sistem penyimpanan
angka tengah adalah :
a. Memerlukan
latihan dan bimbingan yang lebih lama
b. Sistem
angka tengah tidak dapat dipergunakan
dengan
3. Sistem
Angka Langsung ( Straight numerical filingsystem )
Bentuk yang paling sederhana yaitu
sistem angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada
nomor yang ditetapkan ( Milller, K. 2000 ). Urutan dalam system angka langsung
yaitu sebagai berikut : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25.
Dengan demikian sangatlah mudah
sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak
pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam
medis yang tidak aktif.
Mungkin satu hal yang paling
memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas-tugas yang harus
melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai
kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan ( Depkes, 1997 ).
4. Fasilitas
Fisik Ruang Penyimpanan
Alat penyimpanan yang baik, penyimpanan
yang baik, pengaturan suhu pemeliharaan ruangan. Perhatian terhadap faktor
keselamatan, bagi suatu ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu
memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produtivitas yang bekerja disitu.
Alat
penyimpanan rekam medis yang umum dipaki :
a.
Rak terbuka ( open self file unit
)
b.
Lemari lima laci ( five-drawerfile
cabinet )
5.
Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam
Medis
a.
Pengeluaran
rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat
penyimpanan adalah :
a. Tidak
satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis. Tanpa tanda keluar/
kartu pemintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar
ruang rekam medis. Tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
b. Seorang
yang mengambil/ menerima rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam
keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali ke
raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah
sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
6. Petunjuk
keluar
Petunjuk keluar keluar adalah suatu alat
yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya
petunjuk keluar ini diletakan sebagai pengganti pada tempat map-map rekam medis
yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Petunjuk
keluar tetap berada diluar rak tersebut, sampai map rekam medis yang diambil
atau dipinjam kembali.
Petunjuk keluar yang paling umum dipakai
berbentuk kartu yang dilengkapi dengan katong temple tempat menyimpan surat
pinjam. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk
mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali map - map
rekam medis yang bersangkutan ( Depkes, 1997).
7. Landasan
Teori
Sistem penyimpanan di RSUD Ade mohammad
djoen sintangmenerapkan sistem desentralisasi, dimana terjadi pemisahan antara
rekam medis poliklinik dengan rekam medis pasien rawat inap. Oleh karena itu
sering terjadi duplikasi penggunaan rekam medis karena terpisahnya ruangan
antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan.
Sistem sentralisasi juga dapat digunakan
di tiap rumah sakit. Sistem sentralisasi yaitu dimana rekam medis antara pasien
rawat inap dan pasien rawat jalan menjadi satu sehingga memudahkan tenaga medis
dalam memberikan pelayanan yang optimal. Karena dalam rekam medis tersebut
terjadi kesinambungan riwayat perjalanan penyakit antara rekam medis rawat
jalan dan rawat inap. Serta membantu petugas medis dalam pengambilan pengobatan
yang seharusnya dilakukan.
Di RSUD Ade mohammad djoen sintang
sistem penjajarannya menggunakan sistem penjajaran secara angka akhir. Namun
belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dimana angka rekam medis kelompok
angka pertama dan kelompok ke dua sudah tersusun dengan benar, tetapi dengan
kelompok angka ketiga masih belum di urutkan dengan benar.
BAB III
PELAKSANAAN
PRAKTEK
KERJA LAPANGAN
A. Bidang Kerja
Adapun bidang kerja yang
kami lakukan meliputi bagian rekam medis di manajemen rekam medis itu sendiri,
ruang bedah, ruang penyakit dalam, ruang bersalin, ruang anak, pendaftaran
rawat inap, pendaftaran igd, pendaftaran rawat jalan.
B. Pelaksanaan
Kerja
Pelaksanaan kerja yang kami lakukan adalah menjadi
assembling, coding, mendaftar, distribusi di pendaftaran dan ruangan.
C. Rumusan
Maslah
1. Penyimpanan (filling)
2. Anamnesa dokter yang
terkadang suka tidak terisi
3. Keterlambatan berkas rekam
medis masuk keruangan filling
D. Pemecahan
Masalah
Pemecahan dari masalah diatas tersebut sebenarnya
tidak terlalu sulit hanya memerlukan dana untuk membuat tempat penyimpanan
berkas rekam medis yang layak, membeli lemari, dan adanya stau tenaga yang
dihususkan untuk menghendel penyimpanan dan mengurutkan nomor rekam medis
sesuai dengan mestinya karana jika sewaktu-waktu memerlukan berkas tersebut
mudah untuk mengambil dan mengembalikannnya lagi ketempat semula.
Perlunya ketelitian dokter
dalam mengisi les status pasien karna ini juga bias memperlambat masuk nya les
pasien ke ruang filling. Perlunya diliat masalah anamnesa, lembar – lembar
status pasien supaya jika masuk keruangan filling sudah lengkap dan tidak perlu
dikembalikan lagi dan supaya berkas apasien tidak lama diruangan perawatan
setelah pasien pulang.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan
dari hasil PKL dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Sistem
yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis rawat inap di RSUD ade mohammad djoen sintang
menggunakan sistem desentralisasi, dimana terjadi pemisahan antara ruang
penyimpanan rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Faktor yang mempengaruhi
dalam sistem desentralisasi ini yaitu tempat dan petugas yang bertugas di ruang
rekam medis, karena terbatasnya petugas yang terampil untuk menangani
pengelolaan rekam medis.
b. Sistem
penjajaran yang di gunakan di RSUD ade mohammad djoen menggunakan sistem angka
akhir, tetapi itu
hanya berlaku dirawat jalan saja tetapi untuk rawat inap nya belum disusun
menurut standarisasi dan sangat memerlukan realisasi yang sebenar-benarnya.
c. Adanya keterlambatan status pasien msuk keruang rekam
medis
B.
Saran
1.
Bagi Dinas
Kesehatan
Untuk mengetahui tingkat kenyamanan pelayanan nyang
diberikan Rumah Sakit kepada pasien dan mengetahui besarnya penyakit setiap
tahun dan dimana banyak terjadinya kasus penyakit tersebut
2. Bagi RSUD Ade Mohammad Djoen Sintang
Untuk mengetahui apa yang belum direalisasikan, apa
saja pelayanan yang kurang dan bagaimana jenis pelayanan perawat dan dokter
kepada pasien
3. Bagi Prodi Rekam Medis
Supaya digunakan untuk referensi bagipembaca dan
digunakan sebaik-baiknya serta acuan bagi mahasiswa dalam membuat laporan praktek
kerja lapangan
4. Bagi Mahasiswa
Bagi mahasiswa yang ingin mencari referensi buku
atau makalah ini dapat digunakan sebagai petunjuk.
DAFRAT PUSTAKA
Departemen Kesehatan RI. 1997. Pedoman
Pengelolaan Rekam Medis RumahSakit di Indonesia Revisi I. Jakarta: Dirjen
Yanmed.
Departemen Kesahatan RI. 1991. Petunjuk
Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis/ Medical record Rumah Sakit. Jakarta.
Dhamanti, inge ( 2003 ). Analisis Faktor
Yang Mempengruhi Waktu Tunggu Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan ( Studi di
Rekam Medis Rawat jalan RSU Haji Surabaya ). Penelitian Ilmiah. Universitas
Airlangga Surabaya.
Hatta. Gemala r. 2009. Pedoman
Manajemen Informasi Kesehatan di saranaPelayanan Kesehatan. Universitas
Indonesia. Jakarta.
Miller, K. 2000. Being A Medical
Records Clerk. Prentice Hall Health Medical Clerical Series.
Murdani, Eti. 2007. Pengembangan
Sitem Informasi Rekam Medis Rawat JalanUntuk Mendukung Evaluasi Pelayanan Di
RSUD Bina Kasih Ambarawa. TesisUniversitas Diponegoro Semarang.
Ray
Midge, Noel. 1996. Health Information Management of a Strategic Resource
Chapter
1. W.b. saunders Company.
Rustiyanto,
ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Graha
Ilmu. Yogyakarta.
0 comments:
Post a Comment