KTI REKAM MEDIS "KESINAMBUNGAN DATA REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP DI BALAI PENGOBATAN PKU MUHAMMADIYAH JATINOM"

 

KESINAMBUNGAN DATA REKAM MEDIS PASIEN RAWAT INAP

DI BALAI PENGOBATAN PKU MUHAMMADIYAH JATINOM

DAFTAR ISI

 

HALAMAN JUDUL.......................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... ii

KATA PENGANTAR....................................................................................... iii

INTISARI........................................................................................................... v

DAFTAR ISI...................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL.............................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR......................................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang.......................................................................................... 1

B.   Rumusan Masalah................................................................................... 7

C.   Tujuan Penelitian..................................................................................... 7

D.   Manfaat Penelitian................................................................................... 8

E.   Keaslian Penelitian.................................................................................. 9

BAB II KAJIAN PUSTAKA

A.   Definisi Konsep......................................................................................... 12

1.    Kesinambungan.................................................................................. 12

2.    Rekam Medis....................................................................................... 13

3.    Arsip....................................................................................................... 13

4.    Sistem Penyimpanan......................................................................... 14

5.    Sistem Penomoran............................................................................. 18

6.    Unit Record........................................................................................... 21

7.    Kendala Kearsipan............................................................................. 22

8.    Fasilitas Penyimpanan...................................................................... 23

9.    Sumber Daya Manusia...................................................................... 26

10. Prosedur Kerja..................................................................................... 27

11. Job Description.................................................................................... 28

B.   Landasan Teori......................................................................................... 29

C.   Kerangka Konsep Penelitian.................................................................. 31

D.   Pertanyaan Penelitian............................................................................. 32

BAB III METODE PENELITIAN

A.   Jenis dan Rancangan Penelitian.......................................................... 33

B.   Lokasi dan Waktu Penelitian.................................................................. 34

C.   Subyek dan Obyek Penelitian................................................................ 34

D.   Definisi Operasional................................................................................. 35

E.   Teknik Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian...................... 36

F.    Uji Validitas Data....................................................................................... 39

G.   Teknik Analisis Data................................................................................. 40

H.   Jalannya Penelitian................................................................................. 41

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A.   Hasil........................................................................................................... 43

1.     Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di

Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom...................... 43

a.     Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap................ 43

b.     Retrieval Rekam Medis Pasien Rawat Inap Untuk

Keperluan Pengobatan Pasien.............................................. 49

2.     Kendala-kendala dalam Pengurusan Rekam Medis Pasien

Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah

              Jatinom............................................................................................... 51

a.    Sarana dan Prasarana............................................................. 52

b.    Sumber Daya Manusia............................................................. 54

c.    Kebijakan.................................................................................... 55

B.   Pembahasan............................................................................................ 56

1.    Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di

Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom...................... 56

a.    Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap................ 56

b.    Retrieval Rekam Medis Pasien Rawat Inap Untuk

Keperluan Pengobatan Pasien.............................................. 59

2.     Kendala-kendala dalam Pengurusan Rekam Medis Pasien

Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah

              Jatinom............................................................................................... 62

a.    Sarana dan Prasarana............................................................. 62

b.    Sumber Daya Manusia............................................................. 63

c.    Kebijakan.................................................................................... 65

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A.     Kesimpulan............................................................................................... 66

B.     Saran.......................................................................................................... 67

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 68

LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Salah satu tujuan primer rekam kesehatan/rekam medis yaitu untuk kepentingan pelayanan pasien. Rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan kesehatan. Dengan demikian, rekaman yang rinci dan bermanfaat membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis pasien. Rekam kesehatan juga sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat pasien. Oleh karena itu, rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan yang jelas (Hatta, 2008).

Sarana pelayanan kesehatan memiliki fungsi utama memberikan perawatan dan pengobatan yang sempurna kepada pasien, baik pasien rawat inap, rawat jalan maupun rawat darurat. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggungjawab atas mutu pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Rekam medis sangat penting dalam menunjang upaya pengendalian mutu pelayanan medik yang diberikan oleh sarana pelayanan kesehatan beserta staf medik dan keperawatannya. Rekam kesehatan yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktek serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan (Hatta, 2008).

Menurut Huffmann (1994), rekam medis yang baik adalah rekam medis yang mengandung nilai kronologis dan nilai kevalidan di dalamnya. Rekam medis yang valid adalah rekam medis yang datanya tersusun secara continue (berkelanjutan) sehingga kualitas pelayanan kesehatan lanjutan yang diberikan oleh tenaga kesehatan dapat terjaga. Kesinambungan data medis dalam berkas rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung perawatan kesehatan yang maksimal.

Berdasarkan informasi yang diperoleh pada saat penelitian, Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom merupakan salah satu amal usaha dari Pimpinan Cabang Muhammadiyah (PCM) Kecamatan Jatinom Kabupaten Klaten pada bagian Pembina Kesehatan yang mempunyai kegiatan di bidang pelayanan kesehatan masyarakat berupa:

1.     Poliklinik 24 jam;

2.    Layanan rawat inap; dan

3.    Rumah bersalin.

Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom mempunyai tujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan umat dalam rangka mewujudkan masyarakat sejahtera sesuai dengan tujuan Islam.

Perkembangan Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu:

1.    Periode Perintisan

Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom dibuka untuk pertama kalinya pada tahun 1951.

2.    Periode Pertengahan

Setelah mengalami kevakuman selama kurang lebih 13 tahun, diupayakan praktek pengobatan pada tahun 1968 dan kegiatan operasional berjalan sampai dengan bulan April 1973.

3.    Periode Perkembangan

Pada tahun 1994, Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom melakukan renovasi bangunan dari bentuk bangunan rumah tinggal menjadi bangunan yang sesuai sebagai sarana pelayanan kesehatan. Policy kerja yang sebelumnya merupakan praktek dokter setiap sore diubah menjadi poliklinik 24 jam dan rumah bersalin dan berjalan sampai saat ini. Pelayanan yang ditawarkan pun bertambah yakni dibukanya pelayanan rawat inap dengan jumlah tempat tidur yang dibagi dalam beberapa kelas seperti dalam rincian di bawah ini:

Tabel 1. Jumlah tempat tidur di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tahun 2010

KELAS	JUMLAH TEMPAT TIDUR
I	3
II	8
III	3
JUMLAH	14

Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

 

Dalam melaksanakan pelayanan kesehatan, Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom berpedoman pada visi dan misi yang telah ditetapkan sejak berdirinya balai pengobatan. Visi dan misi Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom adalah sebagai berikut:

1.    Visi

Mewujudkan Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom yang paripurna dalam memberikan pelayanan melalui upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif juga tidak bertentangan dengan syari’at Islam dan perundang-undangan yang berlaku serta tidak membedakan agama, golongan dan kedudukan.

2.    Misi

a.    Dakwah

Pemberian pelayanan kesehatan yang memuaskan kepada masyarakat atau konsumen dengan tetap eksis dalam melaksanakan syi’ar dan dakwah Islam.

b.    Sosial

Memberikan pelayanan kesehatan yang baik, memuaskan tanpa memandang siapa yang membutuhkan pelayanan kesehatan dengan prinsip sosial dan tetap peduli terhadap kaum dhuafa’.

c.    Ekonomi

Memberikan pelayanan paripurna dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip ekonomi dalam rangka mewujudkan kesejahteraan hidup masyarakat.

d.    Pembangunan

Ikut dalam membangun mayarakat Indonesia seutuhnya serta meningkatkan masyarakat yang sejahtera lahir maupun batin.

Pelayanan yang ada di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom saat ini meliputi:

1.    Unit Gawat Darurat 24 jam

2.    Rawat Jalan, yang terdiri dari:

a.    Praktek dokter umum;

b.    Praktek dokter spesialis penyakit dalam;

c.    Praktek dokter spesialis bedah;

d.    Praktek dokter spesialis saraf;

e.    Praktek dokter spesialis obstertri dan ginekologi; dan

f.     Praktek dokter spesialis rehabilitasi medik.

3.    Rawat Inap

4.    Rumah Bersalin

5.    Penunjang Medis, yang terdiri dari:

a.    Unit Farmasi;

b.    Unit Gizi;

c.    Unit Laboratorium;

d.    Radiologi;

e.    Rekam Jantung (EKG);

f.     Kesehatan Ibu dan Anak (KIA)

Sebagai evaluasi terhadap pelayanan yang telah diberikan kepada masyarakat serta sebagai acuan untuk melakukan pelayanan di waktu mendatang, Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom menggunakan ukuran performance yang diukur menggunakan beberapa indikator pelayanan. Berikut ini adalah performance Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom  pada tahun 2007, 2008 dan 2009:

Tabel 2. Performance Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tahun 2007-2009

INDIKATOR PELAYANAN	2007	2008	2009
Kunjungan Pasien Rawat Jalan
1.    Penyakit Dalam	212	170	290
2.    Bedah	231	123	107
3.    Obsgin	-	10	562
4.    Syaraf	27	43	28
5.    Rehabilitasi Medik	14	3	1
6.    KIA	219	179	153
Kunjungan Rumah Bersalin	18	13	59
Kunjungan Pasien Rawat Inap	840	1091	1212
BOR  (Bed Occupancy Rate) (%)	46,59	56,24	59,37
LOS  (Length of Stay) (hari)	2,98	2,86	2,68

Sumber: Bagian Administrasi dan Keuangan Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

 

Berdasarkan studi pendahuluan, penulis memperoleh informasi bahwa Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom telah melakukan pelayanan rawat inap sejak tahun 1994 hingga sekarang. Hal tersebut berarti bahwa rekam medis yang tersimpan di tempat penyimpanan rekam medis (almari) selalu bertambah. Jika almari sudah penuh, maka berkas rekam medis rawat inap dipindahkan ke gudang. Petugas administrasi pendaftaran mengeluhkan sulitnya pencarian rekam medis pasien rawat inap untuk keperluan pengobatan sehingga menghambat pelayanan. Sebagai balai pengobatan yang akan berubah menjadi rumah sakit, maka permasalahan dalam penyimpanan rekam medis tersebut harus diperbaiki agar pelayanan dapat berjalan dengan baik.

 

B.   Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diambil peneliti dalam penelitian ini adalah: Bagaimana Kesinambungan Data Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom?

 

C.   Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk:

1.    Mengetahui pengurusan rekam medis pasien rawat inap yang dilakukan di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom; dan

2.    Mengetahui kendala-kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom.

 

D.   Manfaat

1.    Manfaat Praktis

a.    Bagi Sarana Pelayanan Kesehatan

Hasil penelitian ini digunakan untuk masukan mengenai pentingnya kesinambungan data rekam medis pasien rawat inap bagi Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom sebagai referensi dalam persiapan perubahan balai pengobatan menjadi rumah sakit.

b.    Bagi Peneliti

Hasil penelitian ini bermanfaat untuk menambah wawasan penulis tentang pendokumentasian dan penyimpanan berkas rekam medis serta kesinambungan data rekam medis di sarana pelayanan kesehatan.

 

2.    Manfaat Teoritis

a.    Bagi Institusi Pendidikan

Laporan hasil penelitian ini bermanfaat untuk menambah literatur di institusi pendidikan yang bersangkutan sehingga diharapkan dapat mengembangkan sistem pendidikan yang telah ada sebelumnya.

b.    Bagi Peneliti lain

Laporan hasil penelitian ini berguna sebagai referensi bagi penelitian lain yang memiliki bahasan penelitian yang serupa dengan penelitian ini.

 

E.   Keaslian Penelitian

Penelitian berjudul “Kesinambungan Data Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain. Sebagai acuan dalam penelitian, peneliti menggunakan penelitian yang serupa, yaitu:

1.    Ciptani Permata Sari (2008) tentang Kesinambungan Data Rekam Medis Pasien Rawat Darurat di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui persentase pasien lama rawat darurat yang tidak diambilkan berkas rekam medisnya saat berkunjung di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten serta faktor-faktor yang menyebabkan tidak disatukannya berkas rekam medis lama pasien yang berkunjung di Instalasi Rawat Darurat RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Sari (2008) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah topik penelitian, yaitu tentang kesinambungan data rekam medis, yang mengarah pada kesatuan dan kelengkapan data medis pasien dalam berkas rekam medis. Selain itu, metode penelitian yang digunakan juga sama, yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Adapun perbedaannya adalah pada obyek penelitian. Obyek penelitian Sari (2008) adalah berkas rekam medis pasien rawat darurat rumah sakit, sedangkan obyek penelitian ini adalah kegiatan pengurusan rekam medis pasien rawat inap di balai pengobatan.

2.    Farisi Ghazwan (2007) tentang Kesatuan Data Rekam Medis di RSUD Wates Kabupaten Kulon Progo. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan rekam medis yang ada di RSUD Wates Kabupaten Kulon Progo serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kesatuan data rekam medis di RSUD Wates Kabupaten Kulon Progo. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Ghazwan (2007) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah topik penelitian, yaitu tentang kesinambungan data rekam medis, yang mengarah pada kesatuan data medis pasien dalam berkas rekam medis. Selain itu, metode penelitian yang digunakan juga sama, yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Adapun perbedaannya adalah pada fokus penelitian. Fokus penelitian Ghazwan (2007) adalah kesatuan data rawat inap dan rawat jalan, sedangkan fokus penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah kesatuan dan kontinyuitas data pada pasien rawat inap saja.

3.    Anton Novi Jatmiko (2006) tentang Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Saras Husada Purworejo. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem penyimpanan berkas rekam medis rawat inap yang digunakan di RSUD Saras Husada Purworejo. Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Jatmiko (2006) dengan penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti adalah topik penelitian, yang mengarah pada sistem penyimpanan berkas rekam medis pasien. Selain itu, metode penelitian yang digunakan juga sama, yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Adapun perbedaannya adalah pada fokus penelitian. Fokus penelitian Jatmiko (2006) adalah kesatuan data rawat inap dan rawat jalan, sedangkan fokus penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah kesatuan dan kontinyuitas data pada pasien rawat inap saja.

                                                                                BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.   Definisi Konsep

1.    Kesinambungan

Kesinambungan berasal dari kata sinambung yang artinya terus menerus; kontinyu. Kesinambungan berarti perihal (yg bersifat) sinambung; kelanjutan; kontinuitas (Diknas, 2008).

Rekam medis harus menggambarkan informasi yang berkelanjutan dari riwayat kesehatan, yang meliputi penyakit masa lalu dan saat ini. Bukan hanya kondisi pasien saat ini, rekam medis harus mengandung riwayat penyakit pasien yang semuanya disimpan dalam satu berkas (IFHRO, 2006).

Rekam medis yang baik adalah rekam medis yang mengandung nilai kronologis dan nilai kevalidan di dalamnya. Rekam medis yang valid adalah rekam medis yang datanya tersusun secara continue (berkelanjutan) sehingga kualitas pelayanan kesehatan lanjutan yang diberikan oleh tenaga kesehatan dapat terjaga. Kesinambungan data medis dalam berkas rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung perawatan kesehatan yang maksimal (Huffman, 1994).

 

2.    Rekam medis

Menurut Huffman (1994), rekam medis merupakan kumpulan fakta yang berhubungan dengan kehidupan seorang pasien dan riwayat kesehatan, yang meliputi penyakit masa lalu dan saat ini serta pengobatan, yang ditulis oleh profesional kesehatan yang memberikan perawatan pada pasien. Rekam medis nantinya digunakan untuk mendukung penegakan diagnosis, merencanakan tindakan medis yang dibutuhkan pasien, serta sebagai acuan bila pasien mendapatkan perawatan lanjutan. Oleh karena itu,  rekam medis harus disusun berkelanjutan dan mengandung informasi yang lengkap.

Rekam medis merupakan kumpulan informasi tertulis pasien yang diperoleh sejak pasien berkunjung pertama kali ke sarana pelayanan kesehatan. Rekam medis mencakup semua catatan tentang prosedur pemeriksaan yang diberikan kepada pasien saat pasien tersebut mendapatkan perawatan (IFHRO, 2006).

 

3.    Arsip

Menurut Suraja (2006), arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan/ atau perseorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apapun yang memiliki guna tertentu dan disimpan secara sistematis sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat. Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dikemukakan bahwa ciri-ciri arsip yang baik meliputi:

a.    Mempunyai nilai guna;

b.    Disimpan secara otomatis; dan

c.    Dapat ditemukan dengan cepat ketika dibutuhkan.

 

4.    Sistem Penyimpanan

Penyimpanan arsip merupakan aktivitas pokok dalam kearsipan. Penyimpanan arsip adalah kegiatan penyusunan arsip secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat saat dibutuhkan (Suraja, 2006).

Sistem penyimpaan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada umumnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari dokumen yang disimpan baik berupa huruf (alfabet) maupun angka yang disusun menurut aturan tertentu (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

Terdapat dua jenis sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan lokasi penyimpanannya, yaitu (WHO, 2002):

 

a.    Desentralisasi

Desentralisasi adalah sistem penyimpanan, dimana setiap unit rawat inap dan rawat jalan mempunyai rekam medis sendiri dan menyimpannya secara terpisah. Rekam medis pasien rawat inap disimpan di unit rekam medis dan rekam medis pasien rawat jalan disimpan di unit rawat jalan. Biasanya, tidak ada hubungan antara pelayanan rawat jalan dengan pelayanan rawat inap. Jika seorang pasien memiliki dua rekam medis sekaligus, maka rekam medis tersebut tidak digabungkan.  Kebaikan sistem desentralisasi adalah:

(1)  Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat;

(2)  Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Adapun kekurangan sistem desentralisasi adalah:

(1)  Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis;

(2)  Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

(3)  Informasi yang menyeluruh tentang seorang pasien tidak dapat tersedia secara langsung setiap saat.

b.    Sentralisasi

Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dimana semua rekam medis seorang pasien, baik pasien rawat inap atau pasien rawat jalan disimpan dalam satu berkas (folder) di unit rekam medis. Dengan demikian, seorang asien memiliki satu berkas rekam medis tanpa memperhitungkan berapa kali pasien tersebut dirawat inap atau melakukan kunjungan rawat jalan. Kebaikan sistem sentralisasi adalah:

(1)  Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis;

(2)  Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan;

(3)  Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan;

(4)  Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan;

(5)  Mudah menerapkan sistem unit record.

(6)  Catatan tentang pelayanan medis yang diberikan kepada pasien berkesinambungan;

(7)  Semua data yang berhubungan denga  pasien dapat tersedia setiap saat.

Adapun kekurangan sistem sentralisasi adalah petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.

Menurut Skurka (2003), penyimpanan (penjajaran) rekam medis dapat dilakukan menurut dua cara, yaitu:

 

a.    Sistem alfabet (alphabetic filing system)

Dalam sistem alfabet, rekam medis disimpan dalam urutan alfabet yang sederhana (dari A sampai Z) berdasarkan nama akhir pasien.

b.    Sistem Numerik (numerical filing system)

Penyimpanan rekam medis dengan sistem numerik dapat dilakukan dalam tiga cara, yaitu:

(1)  Sistem langsung (Straight Numerical Filing System)

Dalam sistem penyimpanan langsung, berkas rekam medis disusun secara urut berdasarkan nomor rekam medis, dimulai dari nomor yang paling kecil sampai nomor yang paling besar. Nomor yang paling besar menggambarkan aktivitas penyimpanan dan retrival yang paling sering dilakukan. Oleh karena itu, aktivitas akan terpusat pada salah satu area penyimpanan saja.

(2)  Sistem angka akhir (Terminal Digit Filing System)

Sistem angka akhir merupakan sistem penyimpanan yang mendistribusikan berkas rekam medis secara merata dalam seluruh area penyimpanan. Dengan menyediakan tempat penyimpanan untuk distribusi yang merata, kegiatan penyimpanan dan pengambilan rekam medis tidak hanya terpusat pada satu tempat.

Dalam sistem angka akhir, digunakan nomor rekam medis dengan 6 angka, yang dibagi menjadi 3 kelompok dimana masing-masing kelompok terdiri dari 2 angka. Dalam sistem ini ada 100 kelompok angka pertama, yaitu 00-99.

Ada banyak keuntungan menggunakan sistem angka akhir ini sehingga sistem ini direkomendasikan di sarana pelayanan kesehatan. Beberapa keuntungan dan kebaikan dari sistem angka akhir diantaranya adalah:

i.      Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di dalam rak penyimpanan sehingga jumlah rekam medis untuk tiap kelompok angka dapat dikontrol dan dapat menghindari rak-rak kosong.

ii.    Kekeliruan penyimpanan dapat dicegah karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.

 

5.    Sistem Penomoran

Rekam medis di sarana pelayanan kesehatan disimpan berdasarkan nomor rekam medis pasien. Ada beberapa sistem penomoran rekam medis, yaitu (IFHRO, 2006):

 

 

a.    Sistem seri

Dalam sistem seri, setiap paisen mendapatkan nomor rekam medis baru dalam setiap kunjungannya ke sarana pelayanan kesehatan. Jika pasien mendaftar sebanyak tiga kali, maka pasien tersebut mempunyai tiga nomor rekam medis. Karena setiap kunjungan pasien mendapatkan nomor rekam medis baru, pasien mempunyai berkas rekam medis baru. Hal ini berarti berkas rekam medis seorang pasien disimpan disimpan di beberapa tempat dan terpisah-pisah. Sistem penomoran seri saat ini sangat jarang digunakan dan tidak dianjurkan untuk digunakan di sarana pelayanan kesehatan yang rata-rata tingkat admisinya rendah.

b.    Sistem unit

Dalam sistem penomoran unit, setiap pasien memperoleh satu nomor rekam medis pada saat mendaftar pertama kali dan digunakan selamanya. Sistem penomoran unit menyediakan satu berkas rekam medis yang merupakan gabungan dari semua data yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan kepada pasien. Semua catatan pengobatan pasien dari beberapa periode pengobatan disimpan dalam satu folder dengan menggunakan satu nomor rekam medis.

Keuntungan menggunakan sistem unit dalam penyimpanan rekam medis adalah:

(1)  Nomor yang digunakan bersifat unik sehingga memudahkan identifikasi berkas rekam medis.

(2)  Nomor rekam medis pasien tidak berubah meskipun pasien tersebut didaftar berulang kali untuk keperluan yang berbeda-beda.

(3)  Berkas rekam medis pasien terpusat pada satu berkas/folder.

(4)  Berkas rekam medis pasien tersimpan di satu tempat sehingga mudah ditemukan kembali.

Adapun kerugian menggunakan sistem penomoran unit adalah:

(1)  Berkas rekam medis pasien mungkin akan menjadi terlalu tebal sehingga diperlukan penambahan folder.

(2)  Kebutuhan ruang penyimpanan diperlukan untuk penambahan folder.

c.    Sistem seri-unit

Sistem seri-unit merupakan gabungan dari sistem seri dan sistem unit. Setiap kali pasien mendaftar, pasien akan diberi nomor rekam medis baru, tetapi rekam medis yang terdahulu diambil kembali dan digabung dengan catatan terbaru dan sisimpan dengan nomor rekam medis yang terbaru.

Keuntungan menggunakan sistem penomoran seri-unit adalah:

(1)  Memungkinkan adanya unit record.

(2)  Retensi rekam medis lebih mudah karena rekam medis dengan nomor kecil sudah tergabung dalam nomor terbaru.

Adapun kerugian menggunakan sistem seri-unit adalah:

(1)  Terdapat celah-celah ruang penyimpanan jika rekam medis pasien dipindah sesuai dengan nomor rekam medis yang terbaru.

(2)  Diperlukan waktu yang lebih banyak untuk mencari berkas rekam medis pasien terdahulu dan menggabungkannya dengan rekam medis yang terbaru.

 

6.    Unit Record

Unit record merupakan rekam medis yang menggabungkan semua catatan, dimana dalam satu berkas terdapat semua informasi yang berhubungan dengan pelayanan medis yang diterima oleh pasien selama masa perawatan, baik kunjungan rawat jalan, rawat darurat atau pelayanan penunjang lain (Skurka, 2003).

Tidak ada kewajiban bagi setiap sarana pelayanan kesehatan untuk menerapkan unit record, namun setiap sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat menyediakan informasi yang relevan dari seorang pasien saat dirawat inap, rawat jalan mapun rawat darurat. Semua informasi tersebut akan digunakan untuk mendukung kontinuitas perawatan pasien (Skurka, 2003).

Menurut Skurka (2003), informasi dalam unit record disusun secara kronologis, dimana setiap informasi disusun berdasarkan urutan waktu informasi tersebut diperoleh baik dalam satu episode perawatan maupun dalam beberapa episode perawatan. Jika seorang pasien dirawat lebih dari satu kali, baik rawat jalan atau rawat inap, rekam medisnya disusun secara kronologis balik. Dalam susunan kronologis balik, catatan pasien yang paling akhir diletakkan di bagian paling atas. Meskipun demikian, informasi dalam setiap episode perawatan tetap tersusun secara kronologis.

 

7.    Kendala Kearsipan

Pembangunan dan pengembangan sistem kearsipan yang baik di dalam sebuah organisasi dapat terhambat oleh adanya berbagai kendala. Kendala-kendala yang dimaksud diantaranya adalah (Suraja, 2006):

a.    Data dan informasi yang tidak lengkap (tidak berkualitas);

b.    Fasilitas, dimana kendala yang sering terjadi adalah:

(1)  Fasilitas tidak lengkap;

(2)  Jumlah yang tidak mencukupi kebutuhan;

(3)  Keadaan yang tidak baik (rusak) sehingga tidak fungsional

c.    Sumber daya manusia yang tidak kompeten atau tidak memiliki moral kerja yang baik;

d.    Kesalahan dalam proses pengarsipan, dimana penyimpanan arsip tidak dilaksanakan dengan baik, tidak tertib, tidak sesuai aturan, prosedur dan metode yang benar;

e.    Lemahnya pengawasan kearsipan, diantaranya karena belum adanya kebijakan dari pimpinan organisasi tentang sistem kearsipan yang digunakan dalam sebuah organisasi.

 

8.     Fasilitas Penyimpanan

Fasilitas adalah segala sumber daya yang mendukung dalam kelancaran suatu kegiatan organisasi. Fasilitas penyimpanan merupakan sarana yang ada di ruang penyimpanan yang akan mendukung kegiatan penyimpanan. Fasilitas penyimpanan arsip antara lain (Suraja, 2006):

a.    Ruangan penyimpanan

Menyimpan arsip harus dilakukan di tempat khusus yang memiliki kondisi yang baik (kondusif) sehingga dapat menjamin keselamatan arsip, dimana arsip akan terhindar dari bahaya kerusakan dan gangguan keamanan. Dengan demikian, arsip akan cenderung awet, tidak rusak, tidak hilang atau isi informasinya diketahui oleh orang yang tidak berhak.

 

 

 

b.    Rak arsip

Jika penyimpanan arsip menggunakan rak, dianjurkan menggunakan rak logam agar arsip tidak mudah rusak karena rak yang rapuh.

c.    Almari arsip

Jika penyimpanan arsip menggunakan almari maka dianjurkan menggunakan almari besi yang tertutup. Arsip yang disimpan di almari besi sebaiknya dibuat tidak terlalu rapat. Almaari harus sering dibuka untuk melihat kemungkinan tumbuhnya jamur dan serangan serangga.

d.    Guide

Guide adalah kartu sekat atau pemisah antar golongan masalah/sub masalah arsip yang berguna sebagai petunjuk letak urutan berkas penyimpanan arsip.

Ada banyak pilihan peralatan untuk menyimpan berkas rekam medis. beberapa macam peralatan yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis adalah (IFHRO, 2006):

a.    File cabinet

File cabinet merupakan almari tertutup yang terbuat dari besi, yang menjamin keamanan berkas rekam medis karena dapat dikunci. Namun demikian, file cabinet tidak cocok digunakan untuk ruangan yang sempit karena ukurannya yang sangat besar.

b.    Rak terbuka

Rak terbuka dianggap dapat memenuhi ruang penyimpanan sesuai kebutuhan rak penyimpanan daripada rak tertutup (file cabinet). Proses penyimpanan dan pengembalian rekam medis ke rak penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak perlu membuka dan menutup rak seperti pada rak tertutup.

Selain rak penyimpanan, penyimpanan rekam medis juga memerlukan peralatan pendukung seperti (IFHRO, 2006):

a.    Folder

Folder memiliki peran ganda dalam penyimpanan rekam medis. Selain sebagai pelindung dokumen di dalamnya, folder juga berfungsi untuk memudahkan identifikasi berkas. Folder dapat melindungi dokumen di dalmnya karena terbuat dari bahan (kertas) yang lebih tebal dari formulir rekam medis. Adapun fungsi folder untuk memudahkan identifikasi berkas adalah karena pada folder terdapat identitas sarana pelayanan kesehatan dan identitas pasien yang setidaknya terdiri dari nomor rekam medis dan nama pasien.

b.    Guide

Guide sebaiknya diletakkan diantara berkas yang disimpan untuk membantu pencarian dan penyimpanan berkas rekam medis. Guide sangat bermanfaat karena membuat proses penyimpanan dan retrieval lebih mudah dilakukan. Guide  harus dibuat dari bahan yang kuat dan dengan warna yang berbeda dari warna berkas sehingga mudah dikenali.

 

9.    Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah petugas yang bertanggungjawab dan mampu bekerja secara optimal untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat (Gie, 2002):

a.    Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan untuk setiap pegawai kearsipan agar petugas yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama/angka-angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama.

b.    Kecerdasan

Kecerdasan berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian, ketajaman pikiran. Pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan sangat diperlukan oleh petugas kearsipan karena dengan kecerdasannya diharapkan petugas tersebut mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

c.    Kecekatan

Kecekatan adalah kecepatan dalam memahami sesuatu yang disertai dengan ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat diperlukan oleh pegawai kearsipankarena dengan kecekatan diharapkan petugas mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.

d.    Kerapian

Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban arsip yang disimpan. Arsip yang disusun rapi akan enak dipandang mata, lebih awet dan mudah dalam pengambilan dan pengembaliannya.

 

10. Prosedur Kerja

Prosedur kerja adalah daftar yang terstruktur dari urutan langkah yang harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau masalah. Profesional rekam medis bertanggungjawab membuat standarisasi dari setiap tugas yang terdapat di unit kerja rekam medis. Setiap prosedur yang dibuat sebaiknya tertulis dan direvisi secara rutin agar sesuai dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku (IFHRO, 2006).

Menurut Wijono (1997), prosedur kerja disusun untuk memberikan petunjuk yang jelas tentang langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyelesaikan kegiatan. Untuk memperoleh kejelasan, maka prosedur kerja harus memenuhi syarat berikut:

a.    Tertulis dan disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang ada;

b.    Sederhana dan mudah dipahami oleh pengguna;

c.    Skematis, dengan menggunakan simbol-simbol;

d.    Menjamin kelancaran, ketepatan dan kecepatan pekerjaan; dan

e.    Dapat mencegah terjadinya biaya tinggi dan penyimpangan/penyalahgunaan.

 

11. Job description

Job description (uraian tugas) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan. Tujuan dari pembuatan job description adalah untuk menjelaskan tugas-tugas yang telah disusun (Azwar, 1996).

Tugas pokok dari pekerjaan individu harus disusun dalam susunan pekerjaan yang nyata. Karena itulah dalam sebuah unit kerja diperlukan uraian kerja (job description). Uraian kerja menggambarkan karakteristik dari sebuah pekerjaan. Rincian dari sebuah pekerjaan akan menggambarkan kemampuan yang diperlukan oleh petugas untuk masing-masing pekerjaan (IFHRO, 2006).

B.   Landasan Teori

Menurut Huffman (1994), ciri rekam medis yang baik adalah  memiliki data yang continue, sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Data klinis yang terkandung dalam berkas rekam medis adalah data yang harus diisikan secara berkelanjutan dan kronologis, dengan memperhatikan sejarah data medis terdahulu untuk menjaga kesinambungan perawatan yang diberikan oleh tenaga kesehatan kepada pasien. Berkelanjutan disini adalah data yang disusun dengan memperhatikan dan memperhitungkan data terdahulu dalam pengambilan keputusan terhadap tindakan yang sedang atau akan dilakukan.

Fungsi utama rekam medis adalah untuk menyimpan data dan informasi dan pelayanan pasien. Agar fungsi utama tersebut tetap terjaga kualitasnya, terdapat berbagai persyaratan yang harus tetap diperhatikan dalam penyimpanan rekam medis. Menurut Hatta (2008), unsur-unsur yang berkaitan dengan penyimpanan antara lain:

1.    Kemudahan akses, artinya perolehan data tersedia setiap waktu selama 24 jam dan dapat dibuka oleh pihak yang berwenang.

2.    Berkualitas, karena informasi yang berkualitas menjadi suatu prasyarat dalam menyimpan rekam medis. Kurang/hilangnya data dengan sendirinya mempengaruhi pengambilan keputusan tentang diagnosis dan tindakan.

WHO (2002) menekankan arti penting pendokumentasian dan penyimpanan berkas rekam medis karena diperlukan oleh tenaga medis dalam hubungannya dengan kelanjutan pelayanan terhadap pasien. Arti penting pendokumentasian dan penyimpanan rekam medis menurut WHO (2002) adalah:

1.    Untuk pelayanan yang bagus, pasien hendaknya mempunyai satu berkas rekam medis dengan semua catatan kunjungan disimpan di dalam satu berkas dan disimpan dalam satu tempat;

2.    Administrasi rawat inap secara resmi bertanggungjawab terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien dan mempercayakan kepada dokter, perawat dan tenaga kesehatan lain untuk memantau bahwa pelayanan yang telah diberikan didokumentasikan dengan tepat di dalam rekam medis pasien;

3.    Profesional rekam medis atau petugas unit kerja rekam medis bertanggungjawab sesuai fungsi unit kerja rekam medis dan untuk memantau bahwa rekam medis pasien dapat diperoleh saat dibutuhkan untuk pelayanan lanjutan kepada pasien;

4.    Berkas rekam medis harus disimpan dikarenakan informasi yang terdapat di dalamnya dijadikan dasar dalam pemberian pelayanan selanjutnya kepada pasien yang datang berkunjung.

Rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan kesehatan. Dengan demikian, rekaman itu membantu pengambilan keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis pasien. Rekam kesehatan juga sebagai sarana komunikasi antar tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan merawat pasien. Selain itu, rekam kesehatan setiap pasien juga berfungsi sebagai tanda bukti sah yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Oleh karena itu, rekam medis yang lengkap harus setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang pemberian pelayanan kesehatan yang jelas (Hatta, 2008).

 

C.   Kerangka Konsep Penelitian

Data rekam medis tidak berkesinambungan

Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Data rekam medis berkesinambungan

Kendala-kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap

Pengurusan rekam medis pasien rawat inap

Kerangka konsep penelitian yang diterapkan dalam penelitian ini adalah:

 

 

 

             

 

 

 

  

 

 

   Input                                           Proses                                         Output

 

Keterangan:

   : Masalah yang diteliti 

Gambar 1. Kerangka konsep penelitian

D.   Pertanyaan Penelitian

Pertanyaan yang diangkat dalam penelitian ini adalah:

1.    Bagaimana penyimpanan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom?

2.    Bagaimana retrieval rekam medis pasien rawat inap untuk keperluan pengobatan pasien di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom?

3.    Apa saja kendala-kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom?

BAB III

METODE PENELITIAN

 

A.   Jenis dan Rancangan Penelitian

1.    Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Notoatmodjo (2002), penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk mendapatkan gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara obyektif. Penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai kesinambungan data rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiayah Jatinom.

Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada obyek yang alamiah, dimana peneliti adalah instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Penelitian  kualitatif lebih bersifat deskriptif karena data yang terkumpul berbentuk kata-kata atau gambar, bukan angka-angka (Sugiyono, 2008). 

2.    Rancangan Penelitian

Rancangan penelitian yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah rancangan cross sectional. Menurut Notoatmodjo (2002), rancangan cross sectional yaitu penelitian dengan cara pendekatan, observasi atau pengumpulan data sekaligus pada suatu saat saja.

 

B.   Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom yang terletak di Jl. Raya Jatinom-Klaten KM. 0,5 (Padangan) Jatinom, Kabupaten Klaten. Penelitian ini dilaksanakan pada tanggal 1-21 Februari 2010.

 

C.   Subyek dan Obyek Penelitian

Subyek penelitian adalah informan penelitian yang memahami informasi tentang obyek penelitian, sebagai pelaku maupun orang lain yang memahami yang memahami obyek penelitian (Bungin, 2007). Subyek pada penelitian ini adalah petugas administrasi pendaftaran di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom yang berjumlah empat orang. Petugas administrasi pendaftaran dipilih sebagai subyek penelitian karena petugas administrasi pendaftaran merupakan petugas yang pekerjaannya berkaitan erat dengan pengurusan rekam medis, penyimpanan berkas rekam medis rawat inap dan kesinambungan data rekam medis.

Obyek penelitian adalah sasaran dari penelitian atau obyek yang diteliti (Bungin, 2007). Obyek penelitian ini adalah kegiatan pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom.

 

D.   Definisi Operasional

1.    Kesinambungan data rekam medis, merupakan sifat data rekam medis, dimana data dalam rekam medis pasien yang telah lebih dari satu kali dirawat inap berkelanjutan berdasarkan urutan waktu serta disimpan dalam satu berkas.

2.    Pengurusan rekam medis pasien rawat inap, merupakan kegiatan pengelolaan rekam medis pasien rawat inap oleh petugas administrasi pendaftaran yang meliputi penyimpanan rekam medis pasien rawat inap dan retrieval rekam medis pasien rawat inap untuk keperluan pengobatan pasien.

3.    Petugas administrasi pendaftaran, merupakan petugas yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan rekam medis di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom, dimana wilayah kerjanya mencakup pendaftaran pasien, distribusi rekam medis dan penyimpanan berkas rekam medis.

4.    Pasien yang dirawat lebih dari satu kali, merupakan pasien lama (untuk pelayanan rawat inap).

 

E.   Teknik Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian

1.    Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:

a.    Observasi

Menurut Arikunto (2002), observasi menurut pengertian psikologik dapat disebut sebagai pengamatan. Pengamatan meliputi kegiatan pemusatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan salah satu indera.

Observasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi pasif. Menurut Sugiyono (2008), observasi pasif adalah observasi yang dilakukan dengan peneliti datang di tempat kegiatan orang yang diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut.

Obyek penelitian yang diobservasi dalam penelitian kualitatif terdiri dari (Sugiyono, 2008):

(1)  Place, atau tempat dimana interaksi dalam situasi sosial sedang berlangsung;

(2)  Actor, yaitu pelaku atau orang-orang yang sedang memainkan peran-peran tertentu; dan

(3)  Activity, yaitu kegiatan yang dilakukan oleh aktor dalam situasi sosial yang sedang berlangsung.

Observasi yang dilakukan oleh peneliti dalam penelitian ini meliputi:

(1)  Tempat penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap;

(2)  Petugas administrasi pendaftaran yang bertugas mendaftar pasien dan melakukan penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap;

(3)  Kegiatan penyimpanan dan retrieval berkas rekam medis pasien rawat inap beserta kendala-kendala dalam kegiatan tersebut.

b.    Wawancara

Wawancara merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu (Sugiyono, 2008). Wawancara yang dilakukan dalam penelitian ini adalah wawancara terstruktur, dimana peneliti telah menyiapkan instrumen penelitian berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis sebagai panduan. Wawancara dalam penelitian ini dilakukan antara peneliti dengan subyek penelitian, yaitu petugas administrasi pendaftaran Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom yang terdiri dari empat orang.

c.    Studi Dokumentasi

Dokumen meruakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Hasil penelitian dari observasi dan wawancara akan lebih kredibel/dapat dipercaya jika didukung oleh dokumentasi (Sugiyono, 2008). Studi dokumentasi yang dilakukan oleh peneliti adalah dengan membuat checklist penyimpanan rekam medis pasien rawat inap. Berdasarkan checklist tersebut dapat diketahui sistem penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap beserta dampaknya pada kesinambungan data pasien  rawat inap.

 

2.    Instrumen Penelitian

Menurut Arikunto (2002), istrumen penelitian merupakan alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik, dalam arti lebih cermat, lebih lengkap dan sistematis sehingga mudah diolah. Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:

(a)  Buku catatan

(b)  Checklist observasi

(c)  Panduan wawancara

(d)  Alat perekam (recorder)

 

 

F.    Uji Validitas Data

Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada obyek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti (Sugiyono, 2008). Untuk menguji validitas data hasil penelitian, peneliti menggunakan metode triangulasi.

Menurut Sugiyono (2008), triangulasi diartikan sebagai pengecekan data dari berbagai sumber dengan berbagai cara dan berbagai waktu. Terdapat tiga macam triangulasi, yaitu:

1.    Triangulasi sumber

Triangulasi sumber dilakukan dengan cara mengecek data yang telah diperoleh melalui berbagai sumber (di luar sampel).

2.    Triangulasi teknik

Triangulasi teknik dilakukan dengan cara mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda, misal data yang diperoleh dengan wawancara dapat dicek dengan observasi, dokumentasi dan kuisioner.

3.    Triangulasi waktu

Triangulasi waktu dilakukan dengan cara melakukan pengecekan data dengan wawancara, observasi atau teknik lain dalam waktu atau situasi yang berbeda.

Triangulasi yang dilakukan peneliti adalah triangulasi teknik, yang  dilakukan dengan mencocokkan data hasil penelitian yang diperoleh dari observasi dengan data yang diperoleh dari wawancara.

G.   Teknik Analisis Data

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan saat pengumpulan data berlangsung, dan setelah setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu. Analisis data dalam penelitian ini dilakukan setelah pengumpulan data. Langkah-langkah dalam analisis data yaitu (Sugiyono, 2008):

1.    Reduksi data (Data reduction)

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya dan mencarinya bila diperlukan.

2.    Penyajian data (Data display)

Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah menyajikan data dalam bentuk tabel, grafik, pie chart, pictogram dan sejenisnya. Melalui penyajian data tersebut, maka data dapat terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan sehingga akan semakin mudah dipahami.

3.    Penarikan kesimpulan (Conclusion drawing)

 

 

 

Tahap-tahap analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah:

1.    Reduksi data

Pada tahap reduksi data, peneliti memilih hasil observasi, wawancara dan dokumentasi serta mengelompokkan hasil tersebut berdasarkan topik yang sesuai dengan tujuan penelitian.

2.    Penyajian data

Tahap penyajian data dilakukan peneliti dengan menuliskan hasil penelitian secara tekstual.

3.    Penarikan kesimpulan

Berdasarkan hasil yang telah diperoleh, maka peneliti menarik kesimpulan berdasarkan tujuan penelitian yang telah ditetapkan sebelumnya.

 

H.   Jalannya Penelitian

1.    Tahap Persiapan

Tahap persiapan penelitian telah dilaksanakan, yaitu dengan melakukan studi pendahuluan (orientasi) di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah pada tanggal 28 September-4 Oktober 2009. Setelah orientasi, peneliti menentukan topik penelitian dan menulis proposal mengenai penelitian yang akan dilaksanakan sampai proposal diujikan pada tanggal 30 Januari 2010.

 

 

2.    Tahap Penelitian

Kegiatan penelitian dilaksanakan setelah ujian proposal, yaitu pada tanggal 1-21 Februari 2010 di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom dengan melakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan topik penelitian melalui observasi,  wawancara dan studi dokumentasi.

3.    Tahap Penyelesaian

Tahap penyelesaian dalam penelitian ini meliputi proses pengolahan data dan analisis data serta menyajikan hasil penelitian dalam laporan penelitian.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

 

A.   HASIL

1.    Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

a.    Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Berdasarkan hasil observasi selama penelitian, rekam medis di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom terdiri dari dua jenis, yaitu rekam medis pasien rawat jalan dan rekam medis pasien rawat inap. Kedua jenis rekam medis tersebut disimpan secara terpisah. Rekam medis pasien rawat jalan disimpan dengan sistem family folder dalam rak penyimpanan, sementara rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari yang terletak di ruang obat.

Setiap pasien yang pulang setelah dirawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom, rekam medisnya disimpan di almari yang terletak di ruang obat. Rekam medis disusun di almari secara acak, tidak diurutkan berdasarkan nomor rekam medisnya. Berikut ini adalah gambar almari tempat penyimpanan rekam medis pasien rawat inap:

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 2. Almari Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

 

Ya disesuaikan dengan ini, apa maksudnya kalo rawat inap itu biasanya acak gitu lho… jadi ini pasiennya ini jadi satu gitu, belum teratur. Responden B

Hal di atas sesuai dengan pernyataan responden B berikut ini:

 

 

                       

Maksud dari pernyataan responden B di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari secara acak.

Rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom disimpan di almari sampai almari penuh. Jika tempat penyimpanan sudah tidak mencukupi, maka rekam medis pasien rawat inap dipindahkan ke gudang yang terletak di lantai 2. Berikut ini adalah gambaran penyimpanan rekam medis pasien rawat inap di ruang gudang Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 3. Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap Di Gudang Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom (tampak dari atas)

 

Hal di atas sesuai dengan pernyataan responden C berikut ini:

	Biasanya rawat inap habis pasien pulang trus disimpen di sini (almari di ruang obat) dulu buat arsip, kalo kontrol kan mudah yang nyari, setelah 2 bulan kemudian ditaruh di gudang.   Responden C

 

 

 

Maksud pernyataan responden C di atas adalah bahwa berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari berkas agar memudahkan pencarian jika berkas digunakan untuk check up. Setelah dua bulan disimpan di almari, rekam medis pasien rawat inap dipindahkan ke gudang.

Dari hasil studi dokumentasi, rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari selama dua bulan sebelum dipindahkan ke gudang. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden A, responden C dan responden D berikut ini:

		Ya.. rata-rata sih 3 bulan ada di bawah, trus saya pindah ke atas… Dibendel tiap bulan…   Responden A
	Kalo disini paling nggih niku, sekitar 2 bulan atau 3 bulan. He’eh, trus dipindah ke gudang aja…   Responden C
	Kalo disini ya yang dibawah itu 2 bulan terakhir, yang lain sudah dinaikkan ke gudang…   Responden D

 

 

 

 

 

 

 

 

Maksud pernyataan responden A di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari selama tiga bulan. Setelah itu, rekam medis pasien rawat inap dipindahkan ke gudang untuk digabung dengan rekam medis pasien rawat inap yang lain. Maksud dari pernyataan responden C di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari selama sekitar dua atau tiga bulan, kemudian dipindahkan ke gudang. Adapun maksud dari pernyataan responden D adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap disimpan di almari selama dua bulan, artinya rekam medis pasien rawat inap yang ada di almari adalah berkas rekam medis pasien  yang dirawat inap dalam dua bulan terakhir. Selebihnya, rekam medis pasien rawat inap sudah disimpan di gudang.

Rekam medis pasien rawat inap yang disimpan di gudang dikelompokkan (dibendel) berdasarkan bulan.

Hal tersebut sesuai dengan pernyataan responden B dan responden D berikut ini:

		jadi disimpennya bulan ini, o… pasien ini dirawat bulan ini, nanti rekam medisnya ada di bulan ini… jadi cuma per bulan aja…   Responden B
	kalo lemarinya sudah penuh ditumpuk di gudang atas, diacak. Dibongkok (dibendel) per bulan…   Responden D

 

 

 

 

 

 

Maksud dari pernyataan responden B dan responden D adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap yang disimpan di gudang dikelompokkan berdasarkan bulan pasien dirawat tanpa diurutkan berdasarkan tanggal, nomor rekam medis ataupun abjad.

Berdasarkan hasil observasi, setiap pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom mempunyai satu nomor rekam medis yang digunakan untuk selamanya. Setiap pasien yang dirawat inap dibuatkan rekam medis rawat inap yang baru. Untuk pasien lama, jika pasien dirawat inap untuk kedua kalinya atau selebihnya, setiap pasien dibuatkan rekam medis rawat inap baru dengan nomor rekam medis yang sama. Setelah pasien pulang dirawat inap, rekam medis rawat inap disimpan tetap menurut bulan, tidak digabung dengan rekam medis rawat inap yang terdahulu. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden A dan responden D berikut ini:

		ya.. berarti ada di tempat sesuai bulan dia dirawat. Kalo seumpama dia dirawat bulan januari ya statusnya ada di bulan januari, kalo nanti februari dia mondok lagi ya ada di februari…   Responden A
	ya datanya pisah-pisah, kalo seandainya pasien dirawat bulan januari, februari, maret ya berarti datanya ada 3, di bulan januari ada, di bulan februari, maret juga ada…   Responden D

 

 

 

 

 

 

 

Maksud dari pernyataan responden A dan responden D di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap yang telah lebih dari satu kali dirawat inap tidak tersimpan dalam satu berkas, melainkan terpisah-pisah berdasarkan bulan dimana pasien yang bersangkutan dirawat. Sebagai contoh, jika ada seorang pasien dirawat sebanyak tiga kali, pada bulan Januari, Februari dan Maret, maka rekam medisnya ada tiga berkas, yang masing-masing disimpan di kelompok bulan Januari, Februari dan Maret.

ehm, kalo belum lama biasanya digabung jadi satu…   Responden C

Rekam medis rawat inap milik pasien lama akan digabung dengan rekam medis yang terdahulu jika rekam medisnya yang terdahulu berada di almari (belum dipindahkan ke gudang). Hal ini sesuai dengan pernyataan responden C berikut ini:

 

Maksud dari pernyataan responden C di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap akan digabung dengan rekam medis yang terdahulu jika selang waktunya belum lama. Rekam medis pasien rawat inap pada pasien lama juga akan digabung dengan rekam medis rawat inap yang terdahulu jika rekam medis terdahulu dapat ditemukan kembali. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden D berikut ini:

	ga, jadi ga dijadikan satu, kecuali kalo berkasnya yang lama masih bisa dicari, itu dijadikan satu…   Responden D

 

 

 

Maksud dari pernyataan responden D di atas adalah bahwa rekam medis pasien rawat inap akan dijadikan satu dengan rekam medis yang terdahulu jika rekam medis yang terdahulu dapat dicari dan ditemukan kembali.

 

b.    Retrieval Rekam Medis Pasien Rawat Inap Untuk Keperluan Pengobatan Pasien

Berdasarkan hasil observasi, rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan untuk keperluan pengobatan pasien, terutama bagi pasien yang pernah dirawat inap lebih dari satu kali.  Hal ini sesuai dengan pernyataan responden B berikut ini:

Jadi data yang lama tetep diambilkan, sebagai apa ya? Sebagai gampangannya acuan lah, gitu lho… khusus rawat inap yo ada, diambilkan…   Responden B

 

 

 

Maksud pernyataan responden B di atas adalah bahwa pada pasien yang pernah dirawat inap lebih dari satu kali, pada saat pasien datang untuk berobat, rekam medis rawat inapnya diambil kembali dari tempat penyimpanan karena data dalam berkas rekam medis rawat inap digunakan sebagai acuan bagi dokter dalam memberikan pengobatan kepada pasien yang bersangkutan.

Tidak semua pasien yang datang di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah untuk keperluan pengobatan lanjutan akan diambilkan berkas rekam medis rawat inapnya sebagai acuan pengobatan. Jika seorang pasien memiliki lebih dari dua berkas rekam medis rawat inap, maka berkas rekam medis yang diambil hanya berkas rekam medis yang terbaru. Hal ini disebabkan karena petugas kesulitan dalam menemukan kembali berkas rekam medis rawat inapnya. Kesulitan menemukan kembali berkas rekam medis rawat inap disebabkan berkas rekam medis rawat inap pasien yang dirawat inap lebih dari satu kali terpisah-pisah menurut bulan. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden B dan responden D berikut ini:

		Yo susah sih, ya makannya itu kalo rawat inap lama ilang, apalagi pasiennya lupa bawa kartu, ya udah…   Responden B
	asalkan masih bisa dicari di bawah atau di atas. Kalo ga bisa dicari, ya sudah…   Responden D

 

 

 

 

 

Maksud dari pernyataan responden B dan responden D di atas adalah bahwa pencarian berkas rekam medis rawat inap pasien sulit dilakukan karena berkas rekam medis pasien yang lebih dari satu kali dirawat inap terpisah-pisah. Ada pula kemungkinan berkas rekam medis hilang, dalam hal ini tidak dapat ditemukan kembali. Jika berkas masih bisa dicari, maka berkas rekam medis pasien rawat inap akan diambil dan digunakan dalam pengobatan lanjutan pasien.

 

2.    Kendala-kendala dalam Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

Ketidaksinambungan data dalam rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tidak lepas dari kendala-kendala yang ditemui dalam proses pengurusan rekam medis pasien rawat inap. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas administrasi pendaftaran di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom, kendala-kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah meliputi:

a.    Sarana dan Prasarana

Salah satu kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom adalah sarana prasarana penyimpanan, dimana rekam medis pasien rawat inap disusun secara acak (belum diurutkan berdasarkan nomor rekam medis) karena belum adanya fasilitas penyimpanan yang memadai. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden A berikut ini:

sebenernya semua ini karena tidak adanya sarana prasarana memadai. Kalo seandainya ada fasilitasnya, ya saya yakin pasti semuanya bisa baik.   Responden A

 

 

 

Maksud pernyataan responden A di atas adalah bahwa pengurusan rekam medis pasien rawat inap akan baik jika ada fasilitas penyimpanan yang sesuai kebutuhan penyimpanan berkas rekam medis.

Tidak seperti pada rekam medis pasien rawat jalan, rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tidak disimpan pada rak penyimpanan khusus berkas rekam medis, melainkan pada almari yang terletak di ruang obat. Hal ini disebabkan karena tidak tersedianya ruangan dan rak penyimpanan khusus untuk rekam medis pasien rawat inap. Belum tersedianya ruangan khusus dan rak penyimpanan khusus untuk rekam medis rawat inap dapat menghambat petugas dalam menyediakan data rekam medis pasien rawat inap yang berkesinambungan karena penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap dilakukan secara acak. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden D dan responden C berikut ini:

 

 

 

 

 

 

Maksud pernyataan responden D dan responden C di atas adalah bahwa salah satu kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap yang mengakibatkan data rekam medis pasien rawat inap tidak berkesinambungan adalah belum adanya ruangan dan rak khusus untuk menyimpan rekam medis pasien rawat inap.

 

 

 

b.    Sumber Daya Manusia

Kendala kedua yang ditemui dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai PKU Muhammadiyah Jatinom adalah belum adanya sumber daya manusia yang memenuhi standar profesi perekam medis. Kegiatan pengurusan rekam medis di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom dilakukan oleh petugas administrasi pendaftaran yang berjumlah empat orang dengan kualifikasi sebagai berikut:

Tabel 3. Data Petugas Administrasi Pendaftaran

Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tahun 2010

Kualifikasi Pendidikan	Jumlah
S1 Manajemen	1
SLTA	3
Jumlah	4

Sumber: Bagian Personalia Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

 

Trus SDMnya, bingung juga dik kita… sebenernya bukan masalah kurang sih, karena kita mau nambah juga inget efisiensi biayanya, tapi kalo ga nambah, kan sekarang RM itu seharusnya dari D3 RM ya, nah itu, disini ga ada yang mudeng tentang pengelolaan rekam medis tu seperti apa.   Responden D

Hal ini sesuai dengan pernyataan responden D berikut ini

Maksud pernyataan responden D di atas adalah bahwa salah satu kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap adalah sumber daya manusia. Sampai saat ini, belum ada petugas yang memiliki kualifikasi pendidikan Diploma 3 Rekam Medis. Selain itu, petugas yang ada saat ini juga belum ada yang pernah mengikuti pelatihan-pelatihan manajemen rekam medis atau sejenisnya sehingga tidak ada petugas yang memahami tentang manajemen rekam medis, terutama tentang penyimpanan berkas rekam medis dan pentingnya menjaga kesinambungan data rekam medis.

c.    Kebijakan

Kendala lain dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom adalah belum adanya kebijakan tentang penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap. Kebijakan yang dimaksud meliputi prosedur tetap dan job description. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden D berikut ini:

	Kebijakan juga masih kacau dik karena kita belum punya job desc, belum punya SOP…   Responden D

 

 

 

Maksud pernyataan responden D di atas adalah bahwa pengurusan rekam medis pasien rawat inap belum dapat dilaksanakan sesuai dengan aturan yang baku karena belum adanya job description dan SOP bagi petugas administrasi pendaftaran.

Kegiatan pokok dari petugas administrasi pendaftaran di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom meliputi pendaftaran pasien, distribusi rekam medis serta penyimpanan dan retrieval rekam medis. Namun, penyimpanan yang dilakukan hanya sebatas meletakkan berkas rekam medis di almari penyimpanan. Hal ini sesuai dengan pernyataan responden D berikut ini:

	jadi temen-temen juga kerjanya ya pokoknya taunya daftar, nyariin berkas, nyimpen lagi di lemari, itu aja…   Responden D

 

 

 

Maksud pernyataan responden D di atas adalah bahwa petugas administrasi pendaftaran belum mengetahui lingkup kerjanya dalam mengelola rekam medis karena belum adanya job description sehingga petugas hanya melaksanakan tugas mendaftar pasien, mencarikan berkas rekam medis pasien untuk keperluan pengobatan dan menyimpan kembali berkas rekam medis yang telah selesai digunakan.

B.   PEMBAHASAN

1.    Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

a.    Penyimpanan Rekam Medis Pasien Rawat Inap

Menurut WHO (2002), ada dua jenis sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan lokasi penyimpanannya, yaitu sistem desentralisasi dan sentralisasi. Menurut Skurka (2003), penyimpanan berkas rekam medis dapat dilakukan dengan sistem numerik atau dengan sistem alfabet. Adanya sistem penyimpanan bertujuan agar rekam medis mudah ditemukan kembali saat diperlukan.

Dilihat dari sisi lokasi penyimpanannya, penyimpanan rekam medis di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom menggunakan sistem desentralisasi, dimana rekam medis pasien rawat jalan dan rekam medis pasien rawat inap disimpan secara terpisah. Khusus untuk rekam medis pasien rawat inap, berkas belum disimpan berdasarkan nomor rekam medis sehingga menyulitkan dalam pencarian berkas rekam medis saat diperlukan.

Penyimpanan rekam medis yang baik didukung oleh sistem penomoran rekam medis yang baik. Dikenal tiga macam sistem penomoran rekam medis, yaitu sistem penomoran seri, sistem penomoran unit dan sistem penomoran seri-unit. Dari ketiga sistem penomoran tersebut, sistem penomoran yang dianjurkan adalah sistem penomoran unit.  Nomor rekam medis yang sama disimpan dan digunakan secara berkelanjutan, apakah pasien tersebut dirawat inap, rawat jalan atau kondisi rawat darurat. Nomor rekam medis unit sangat berhubungan dengan kesinambungan data rekam medis pasien, dimana semua data pasien terdapat dalam satu berkas. Informasi pasien tersebut merupakan gabungan semua data dari semua jenis pelayanan yang pernah diperoleh pasien sejak pertama hingga terakhir berobat. Jika suatu sarana pelayanan kesehatan tidak memungkinkan untuk menggunakan unit record, maka sistem penomoran unit dapat digunakan untuk menghubungkan semua catatan medis pasien dari berbagai unit pelayanan (IFHRO, 2006).

Sistem penomoran rekam medis yang digunakan di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah PKU Muhammadiyah Jatinom adalah sistem penomoran unit, dimana setiap pasien diberikan satu nomor rekam medis. Penggunaan unit record belum dapat diterapkan karena terbatasnya sarana penyimpanan berkas rekam medis. Untuk pasien yang akan dirawat inap, setiap pasien mendaftar akan dibuatkan rekam medis rawat inap yang baru, namun tidak digabung dengan rekam medis rawat inap yang terdahulu. Hal ini disebabkan oleh sistem penyimpanan yang belum sesuai dengan sistem yang dianjurkan. Penyimpanan rekam medis pasien rawat inap yang masih acak menyebabkan kesulitan dalam menggabungkan rekam medis lama dan rekam medis baru.

Menurut Huffman (1994), rekam medis yang baik adalah rekam medis yang datanya tersusun secara continue (berkelanjutan). Dengan demikian, kualitas pelayanan lanjutan yang diberikan oleh tenaga kesehatan dapat terjaga. Berkelanjutan disini adalah data disusun dengan memperhatikan dan memperhitungkan data terdahulu dalam pengambilan keputusan terhadap tindakan yang sedang ataupun akan dilakukan. Rekam medis yang disusun secara berkelanjutan dan mengandung data lengkap sangat bermanfaat untuk keperluan identifikasi pasien, mendukung penegakan diagnosis serta menentukan tindakan yang akan diberikan kepada pasien.

Penyimpanan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom yang masih acak serta data pasien yang belum tergabung dalam satu berkas rekam medis mengakibatkan data pasien rawat inap tidak lengkap dan tidak berkesinambungan. Hal ini mengakibatkan informasi yang dihasilkan dari data rekam medis tidak berkualitas, terutama untuk keperluan pengobatan lanjutan pasien.

 

b.    Retrieval Rekam Medis Pasien Rawat Inap Untuk Keperluan Pengobatan Pasien

Menurut KKI (2006), manfaat rekam medis adalah untuk pengobatan pasien. Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien. Rekam medis yang lengkap dan jelas akan menunjang peningkatan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien dalam mencapai kesehatan masyarakat yang optimal.

Salah satu tujuan disimpannya rekam medis adalah untuk kepentingan kuntinuitas (kesinambungan) pengobatan pasien. Seorang pasien mungkin akan dirawat kembali karena penyakit yang sama di sarana pelayanan kesehatan dimana semua data riwayat medisnya harus tersedia sebagai dasar penegakan diagnosis. Tenaga kesehatan yang menangani pasien sudah seharusnya memperoleh data rekam medis yang lengkap secara cepat sehingga perawatan pasien dapat dilakukan secara optimal. Dalam hal ini, fungsi utama dari unit kerja rekam medis adalah menyediakan rekam medis untuk pengobatan pasien sepanjang waktu dan secepat mungkin. Oleh karena itu, rekam medis yang legkap dan berkesinambungan sangat diperlukan untuk keperluan evaluasi pelayanan yang telah diberikan kepada pasien (IFHRO, 2006).

Agar fungsi utama rekam medis sebagai penyimpanan data dan informasi pelayanan pasien tetap terjaga kualitasnya, maka dalam penyimpanannya rekam medis harus memenuhi syarat kemudahan akses. Kemudahan akses berarti sistem perolehan data tersedia setiap waktu selama 24 jam. Selain itu, informasi yang terdapat dalam rekam medis harus berkualitas. Informasi yang berkualitas menjadi prasyarat dalam menyimpan rekam medis. kurang atau hilangnya data dengan sendirinya mempengaruhi pengambilan keputusan tentang diagnosis dan tindakan. Informasi yang berkualitas dihasilkan dari data yang berkualitas. Salah satu ciri data yang berkualitas adalah menyeluruh, artinya data dikumpulkan secara lengkap (Hatta, 2008).

Berkas rekam medis di sarana pelayanan kesehatan disimpan dengan sistem penyimpanan tertentu menurut kebutuhan sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dengan tujuan agar berkas rekam medis mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Salah satunya adalah digunakan untuk keperluan pengobatan pasien. Pemanfaatan rekam medis pasien rawat inap dalam pengobatan pasien di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom belum optimal karena data rekam medis pasien rawat inap belum berkesinambungan. Belum menyatunya rekam medis pasien rawat inap dalam satu berkas rekam medis serta sistem penyimpanan yang belum sesuai dengan aturan penyimpanan menyebabkan tidak tersedianya data medis pasien rawat inap yang lengkap secara cepat untuk keperluan pengobatan lanjutan pasien.

 

2.    Kendala-kendala dalam Pengurusan Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom

a.    Sarana dan Prasarana

Keberhasilan dari kegiatan manajemen arsip secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan. Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya (Sugiarto dan Wahyono, 2005).

Fasilitas yang diperlukan untuk penyimpanan berkas rekam medis adalah:

(1)  Ruang khusus penyimpanan berkas rekam medis;

(2)  Rak tertutup/terbuka atau almari arsip;

(3)  Folder; dan

(4)  Guide.

Dari beberapa fasilitas di atas, hanya almari arsip yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom. Belum adanya ruangan dan rak khusus untuk menyimpan berkas rekam medis menyebabkan berkas rekam medis pasien rawat inap harus disimpan di gudang dan dibendel tiap bulan. Penyimpanan berkas rekam medis di gudang dilakukan karena almari arsip yang terdapat di ruang obat tidak mampu menampung berkas rekam medis yang semakin bertambah.

 

b.    Sumber Daya Manusia

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, salah satu kompetensi perekam medis dan informasi kesehatan adalah manajemen rekam medis dan informasi kesehatan. Perekam medis diharapkan mampu mengelola rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis, administrasi dan kebutuhan informasi kesehatan sebagai bahan pengambilan keputusan di bidang kesehatan. Salah satu bagian dari kompetensi manajemen rekam medis dan informasi kesehatan adalah menyimpan/menjajarkan rekam medis berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan (straight, terminal digit atau middle digit numbering system) serta mengambil kembali (retrieval) dengan cepat rekam medis yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan asuhan pasien.

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan telah mengatur bahwa untuk dapat memenuhi kompetensi perekam medis, kualifikasi pendidikan yang ditetapkan untuk perekam medis minimal adalah Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan dalam manajemen rekam medis, perekam medis dapat mengikuti pelatihan-pelatihan tentang manajemen rekam medis.

Sumber daya manusia yang bertanggungjawab mengelola rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom adalah petugas administrasi pendaftaran yang berjumlah empat orang. Dari empat orang tersebut, belum ada yang pernah mengikuti pendidikan formal Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Selain itu, keempat petugas tersebut juga belum pernah ada yang mengikuti pelatihan-pelatihan tentang manajemen rekam medis. Oleh karena itu, petugas belum memahami sepenuhnya tentang manajemen rekam medis, terutama tentang penyimpanan rekam medis dan pentingnya menjaga kesinambungan data rekam medis guna menunjang pengobatan lanjutan pasien. Minimnya pemahaman petugas mengenai fungsi, tujuan dan nilai rekam medis mengakibatkan manajemen rekam medis pasien rawat inap belum dapat terlaksana secara optimal.

 

c.    Kebijakan

Salah satu kegiatan manajemen unit kerja rekam medis adalah perencanaan (planning). Kegiatan perencanaan mencakup pembuatan kebijakan yang direalisasikan dalam peraturan atau prosedur kerja. Tujuan dibuatnya prosedur kerja adalah agar petugas di unit kerja rekam medis dapat mengetahui langkah-langkah kerja yang harus dilakukan berdasarkan uraian tugasnya masing-masing (Huffman, 1994).

Menurut Huffman (1994), uraian tugas (job describtion) dibuat oleh manajer unit kerja rekam medis sebagai bahan pertimbangan dalam penempatan petugas sesuai kompetensinya. Dengan uraian tugas, diharapkan setiap petugas memahami tugas yang telah diberikan kepadanya.

Tidak adanya prosedur kerja dan uraian tugas bagi petugas administrasi pendaftaran di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom menyebabkan pengurusan rekam medis pasien rawat inap belum optimal. Petugas belum memperhatikan kualitas informasi yang dihasilkan dari rekam medis. 

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

 

A.   KESIMPULAN

1.             a. Penyimpanan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom tidak sesuai dengan aturan penyimpanan rekam medis.

b.  Data dalam rekam medis pasien yang dirawat inap lebih dari satu kali tidak berkesinambungan karena rekam medis tidak disimpan dalam satu berkas, melainkan terpisah-pisah menurut bulan pasien tersebut dirawat. Akibatnya, informasi tentang riwayat penyakit yang terkandung dalam rekam medis tidak lengkap.

c.   Tidak semua pasien yang dirawat inap lebih dari satu kali yang datang berobat di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom diambilkan rekam medisnya sebagai acuan pengobatan. Akibatnya, data dalam rekam medis pasien rawat inap belum sepenuhnya bermanfaat untuk mendukung penegakan diagnosis dalam pengobatan lanjutan.

 

2.    Kendala-kendala dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap di Balai Pengobatan PKU Muhammadiyah Jatinom adalah belum adanya fasilitas penyimpanan, belum adanya sumber daya manusia yang memenuhi kompetensi perekam medis dan informasi kesehatan serta belum adanya kebijakan tentang pengurusan rekam medis.

 

B.   SARAN

Untuk dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dari rekam medis yang mendukung penegakan diagnosis, maka sebaiknya dilakukan perbaikan dalam pengurusan rekam medis pasien rawat inap dengan cara:

1.    Melakukan penyimpanan rekam medis pasien rawat inap sesuai dengan nomor rekam medis pasien agar identifikasi setiap berkas dapat dilakukan dengan mudah. Dengan demikian, proses pencarian berkas juga akan lebih mudah dilakukan.

2.    Sebaiknya melakukan rekrutmen petugas administrasi pendaftaran dengan sumber daya manusia yang sesuai dengan kualifikasi pendidikan perekam medis, yaitu Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Bagi petugas administrasi pendaftaran yang ada saat ini, maka dapat dilakukan pembinaan dengan mengikutsertakan petugas dalam pelatihan-pelatihan tentang manajemen rekam medis.

3.    Sebaiknya dilakukan penambahan fasilitas penyimpanan, terutama rak penyimpanan rekam medis agar proses penyimpanan dan retrieval berkas rekam medis pasien rawat inap dapat dilakukan dengan mudah.

4.    Sebagai pedoman dalam kegiatan pengurusan rekam medis, sebaiknya mulai dibuat prosedur tetap tentang penyimpanan dan retrieval rekam medis serta dibuat uraian kerja (job description) bagi masing-masing petugas administrasi pendaftaran agar setiap petugas memahami tugas dan tanggungjawabnya dalam menghasilkan rekam medis yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

 

Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek Edisi V. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

 

Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan (Edisi Ketiga). Jakarta: Binarupa Aksara.

 

Bungin, B.M. 2007. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Jakarta Interpratama Offset.

 

Diknas (Departemen Pendidikan Nasional). 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Diakses dari http://pusatbahasa.diknas.go.id/kbbi/index.php tanggal 2 Desember 2009.

 

Gie, T. L. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Penerbit Liberty.

 

Hatta, G. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia (UI-Press).

 

Huffman, E. K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians Record Company.

 

IFHRO (International Federation of Health Record Organization). 2006. Education Module for Health Record Practice. Diakses dari www.ifhro.org pada tanggal 29 januari 2010.

 

Notoatmodjo, S. 2002. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka Cipta.

 

KKI (Konsil Kedokteran Indonesia). 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta: Konsil Kedokteran Indonesia.

 

Skurka, M. A. 2003. Health Information Management (Principles and Organizations for Health Information Sevices) Fifth Edition. San Fransisco: Jossey-Bass.

 

Sugiarto, A.; Teguh W. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.

 

Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: Penerbit Alfabeta.

 

Suraja, Y. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma.

 

WHO (World Health Organization). 2002. Medical Records Manual (A Guide for Developing Countries). Geneva.

 

Wijono, D. 1997. Manajemen Kepemimpinan dan Organisasi Kesehatan. Surabaya: Airlangga University Press.

 

Read More